บทที่ 15 การสร้างแบบฟอร์มฐานข้อมูลและรายงาน
- เรียกสิ'เบญจี้ เบญจี้
- 15 เม.ย. 2562
- ยาว 1 นาที
การออกแบบฟอร์มและรายงานในระบบงานใด ๆ เมื่อมีการดําเนินงานจะมีข้อมูลที่เข้าสู่ระบบเพื่อประมวลผล และทําให้ได้ข้อมูล ออกจากระบบ โดยการทํางานภายในของระบบเองก็จะมีข้อมูลที่เข้าสู่ขั้นตอนการทํางานเพื่อประมวลผลให้ ได้เป็นข้อมูลและออกจากขั้นตอนการทํางานนั้นไปยังขั้นตอนการทํางานต่อไป ซึ่งจะอยู่ในรูปของแบบฟอร์ม และรายงานต่าง ๆ ดังนั้นนักวิเคราะห์และออกแบบระบบจะต้องออกแบบหรือสร้างตัวต้นแบบของ แบบฟอร์มและรายงานที่เกิดขึ้นในระบบที่กําลังพัฒนา เพื่อนําเสนอต่อผู้ใช้งานและผู้บริหารเพื่อเป็นการ ยืนยันความถูกต้องของการวิเคราะห์ข้อมูลความต้องการในระบบใหม่ การออกแบบแบบฟอร์มและรายงานสามารถตรวจสอบได้จากแผนภาพกระแสข้อมูล (DFD) ได้ว่าจะ มีแบบฟอร์มอะไรบ้างที่ไหลเข้าสู่ Process และมีข้อมูลใดบ้างที่ไหลออกจาก Process นั้นจะทําให้ทราบว่า มีรายงานอะไรบ้าง (ที่มา : https://sites.google.com/site/tlmimo99/8-1-kar-xxkbaeb-fxrm-laea-rayngan )
การออกแบบฟอร์มและรายงาน
1. เก็บรวบรวมข้อมูลการใช้งานแบบฟอร์มและรายงาน สามารถทําพร้อมกับการรวบรวม ข้อมูลในขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบ จะช่วยให้การออกแบบระบบมีความรวดเร็วขึ้น
2. ร่างแบบฟอร์มและรายงาน เมื่อได้ข้อมูลการใช้งานแบบฟอร์มและรายงานแล้ว จะต้อง นํามาออกแบบแบบฟอร์มและรายงาน โดยการร่างแบบเพื่อสอบถามผู้ใช้งานระบบว่าถูกต้องหรือไม่ หรือ ต้องการแก้ไขส่วนใดเพิ่มเติมหรือไม่จนกว่าผู้ใช้ระบบจะพอใจ
3. การสร้างตัวต้นแบบ หลังจากร่างแบบฟอร์มและรายงานและนําเสนอต่อผู้ใช้ระบบจน เป็นที่ยอมรับแล้ว จะต้องใช้เครื่องมือสร้างตัวต้นแบบเพื่อสร้างต้นแบบระบบไปให้ผู้ใช้ได้ทดลองใช้งาน เครื่องมือการสร้างตัวต้นแบบ เช่น โปรแกรมภาษาที่ใช้สร้างจอภาพ Visual Basic เป็นต้น
การจัดรูปแบบฟอร์มและรายงาน
การออกแบบฟอร์มและรายงาน ควรคํานึงถึงการจัดรูปแบบในการแสดงผลข้อมูลและ สารสนเทศ เพื่อนําเข้าสู่ระบบได้สะดวกและผิดพลาดน้อยที่สุด ดังนี้
1. สื่อที่ใช้ในการแสดงผล การแสดงผลจะต้องมีสื่อที่ใช้ในการแสดงผล เช่น แสดงผลทาง กระดาษ แสดงผลทางจอภาพ ซึ่งเป็นหน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบในการออกแบบว่าควรจะแสดงผลบนสื่อ ชนิดใดให้เหมาะกับการใช้งาน นอกจากนั้นนักวิเคราะห์ระบบจะต้องออกแบบเพิ่มเติมว่าจะต้องได้ข้อมูล นั้น ๆ มาจากการประมวลผลแบบใด เพื่อนําไปกําหนดว่าเป็นแบบฟอร์มและรายงานใด โดยจะต้อง แสดงผลต่อผู้ใช้ระบบทันที หรือต้องรอการเก็บรวบรวมแล้วจึงทําการประมวลผลจึงแสดงผลการประมวล ข้อมูลนั้นต่อผู้ใช้ระบบในภายหลัง เป็นต้น(ที่มา : https://sites.google.com/site/tlmimo99/8-1-kar-xxkbaeb-fxrm-laea-rayngan )
การออกแบบส่วนนําเข้าข้อมูล (Input Design)
คุณภาพของข้อมูลที่จะนําเข้าสู่ระบบจะมีผลต่อคุณภาพและความสมบูรณ์ของรายงาน ใน การออกแบบส่วนนําเข้าข้อมูลจะเริ่มด้วยการศึกษาข้อมูลเพื่อกําหนดเป็นแหล่งข้อมูลเบื้องต้น หรือ แบบฟอร์มที่ใช้สําหรับบันทึกรายการข้อมูลต่าง ๆ ก่อนที่ผู้บันทึกข้อมูลจะนําแบบฟอร์มเหล่านี้ไป
ฟอร์มย่อย(Subforms)
ฟอร์มย่อยคือฟอร์มที่ถูกแทรกลงในอีกฟอร์มหนึ่ง โดยฟอร์มแรกจะเรียกว่าฟอร์มหลัก และฟอร์มที่อยู่ในฟอร์มเรียกว่าฟอร์มย่อย ในบางครั้ง การรวมฟอร์ม/ฟอร์มย่อยเข้าด้วยกันจะเรียกว่าฟอร์มแบบลำดับชั้น ฟอร์มต้นแบบ/รายละเอียด หรือฟอร์มหลัก/รอง
ฟอร์มย่อยจะมีประสิทธิภาพเป็นอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการแสดงข้อมูลจากตารางหรือคิวรีที่มีความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่ม ความสัมพันธ์แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่มคือความสัมพันธ์ระหว่างสองตารางที่มีค่าคีย์หลักของแต่ละระเบียนในตารางหลักที่สัมพันธ์กับค่าในเขตข้อมูลที่ตรงกัน หรือเขตข้อมูลของหลายๆ ระเบียนในตารางที่สัมพันธ์กัน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างฟอร์มที่แสดงข้อมูลของพนักงาน และมีฟอร์มย่อยที่แสดงใบสั่งซื้อแต่ละใบของพนักงานได้ด้วย ข้อมูลในตารางพนักงาน คือด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์ ข้อมูลในตารางใบสั่งซื้อ คือด้าน "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์ (พนักงานแต่ละคนมีใบสั่งซื้อมากกว่าหนึ่งใบได้)
1. ฟอร์มหลักจะแสดงข้อมูลจากด้าน "หนึ่ง" ของความสัมพันธ์
2. ฟอร์มย่อยจะแสดงข้อมูลจากด้าน "กลุ่ม" ของความสัมพันธ์
ฟอร์มหลักและฟอร์มย่อยในฟอร์มประเภทนี้จะลิงก์เข้าด้วยกันเพื่อให้ฟอร์มย่อยแสดงเฉพาะระเบียนที่สัมพันธ์กับระเบียนปัจจุบันในฟอร์มหลักเท่านั้น ตัวอย่างเช่น เมื่อฟอร์มหลักแสดงข้อมูลของอัญชนา ภานุวัฒนวงศ์ ฟอร์มย่อยก็จะแสดงเฉพาะใบสั่งซื้อของเธอเท่านั้น ถ้าฟอร์มและฟอร์มย่อยไม่ได้ลิงก์กัน ฟอร์มย่อยจะแสดงใบสั่งซื้อทั้งหมดที่ไม่ใช่แค่ของอัญชนาเพียงคนเดียว
(ที่มา : https://support.office.com )
ความแตกต่างระหว่างฟอร์มกับรายงานเราจะสังเกตได้ว่าฟอร์มนั้นสามารถพิมพ์งานออกมาได้เช่นเดียวกัน แต่ที่เราไม่ใช้ ฟอร์มเป็นรายงานสรุป เนื่องจากฟอร์มมีข้อแตกต่างกับรายงาน ดังต่อไปนี้
ฟอร์มถูกออกแบบมา เพื่อใช้แสดงผลข้อมูลในหน้าจอ และรายงานถูกออกแบบ มา เพื่อใช้สร้างสิ่งพิมพ์ต่าง ๆข้อมูลต่าง ๆที่แสดงอยู่บนรายงานจะใช้แสดงผลอย่างเดียวไม่สามารถแก้ไขได้ เหมือนกับฟอร์มในการกำหนดความกว้างและความยาวของรายงาน เราสามารถกำหนดในไดอะล็อกซ์ Printer Setup ซึ่งไม่เกี่ยวกับคุณสมบัติที่กำหนดในมุมมอง Report Design (ที่ใช้ สร้างรายงาน) ทำให้ผู้ที่ไม่ทราบรายละเอียดในการสร้างรายงานสามารถพิมพ์รายงานในแบบที่ ต้องการได้
(ที่มา : http://tipnapa39.blogspot.com )
Komentarji